Documentbeheer & samenwerking

In Content Central wordt documentbeheer gefaciliteerd door het verzamelen van documenten in pakketten. Een pakket in Content Central is een verzameling gerelateerde documenten dat aan elkaar is gekoppeld middels een gemeenschappelijk index veld. Voorbeelden van een dergelijk gemeenschappelijk index veld zijn een BTW nummer of ordernummer. Zo kunnen een order, factuur en controle document aan elkaar gekoppeld worden als pakket.

Een pakket kan bekeken worden vanuit alle individuele documenten waar het pakket uit bestaat. Het overzicht geeft direct aan of een pakket al compleet is of dat er nog enkele documenten ontbreken. De geautomatiseerde workflow kan aangeven wanneer een pakket lang incompleet blijft. Andere workflow regels kunnen worden ingesteld die ervoor zorgen dat andere acties of taken moeten starten wanneer het pakket compleet is, bijvoorbeeld het goedkeuringsproces van het totale pakket.

Het grote voordeel van de pakket module in Content Central is dat het eenvoudig wordt om een serie gerelateerde documenten te beheren, snel terug te kunnen vinden, om ze uiteindelijke te downloaden of door te sturen via e-mail.

Om de samenwerking tussen gebruikers onderling te verbeteren heeft Content Central de werkwachtrij in het leven geroepen. Deze werkwachtrij kan een of meerdere documenten bevatten die andere gebruikers ook delen. Wanneer een gebruiker de juiste rechten heeft kunnen documenten en andere content toegevoegd worden aan de werkwachtrij van andere gebruikers of groepen. Optioneel kan er een verlooptijd aan deze documenten gehangen worden om te voorkomen dat documenten te lang in de werkwachtrij blijven zitten. Nadat de benodigde acties zijn ondernomen kunnen de gebruikers deze documenten weer uit hun werkwachtrij verwijderen. Content Central zorgt er tevens voor dat verschillende gebruikers niet tegelijk wijzigingen kunnen aanbrengen in hetzelfde document.

Pakketten:

De werkwachtrij:

Klik op de screenshots voor een uitvergroting.