Document capture

Content Central accepteert bestanden van bijna ieder type. Het programma herkent automatisch documenten wanneer deze verschijnen in bepaalde netwerk mappen en mail boxen. Daarnaast kunnen gebruikers handmatig documenten capturen door ze te uploaden of door ze simpelweg naar Content Central te slepen.

DirectScan biedt de mogelijkheid om papieren documenten te capturen met behulp van een internet browser en een TWAIN -compatibel scanner die verbonden is met een desktop computer. Omdat de applicatie in een internet browser opereert kunnen op iedere locatie met een computer en scanner documenten worden binnengehaald. Deze functionaliteit is uniek en dus ook niet beschikbaar op traditionele Document Management systemen. De gescande documenten worden direct ingeladen in Content Central om verwerkt te worden. Vervolgens worden ze automatisch omgezet in fully-searchable PDF bestanden, om de vindbaarheid te verbeteren.

Om automatische herkenning te faciliteren kan er gebruik gemaakt worden van zogenoemde QCards. Dit zijn documenten met een barcode die voor een te scannen batch van documenten wordt geplaatst. Op deze manier herkent Content Central direct om wat voor documenten het gaat. QCards zijn dan ook in het bijzonder van nut als grote hoeveelheden documenten tegelijk in worden gescand.

Na het capturen van documenten, worden zoektermen toegevoegd aan deze documenten. In Content Central is indexeren een van de belangrijkste processen. Index velden kunnen tekst, numerieke waardes, of datums zijn. Deze index gegevens kunnen voor of na een capture taak worden ingevoerd. Bepaalde index gegevens kunnen ook automatisch aan documenten worden ontleend middels barcodes of optical character recognition (OCR). Ieder index veld kan worden gemarkeerd als vereist. Op deze manier kan worden voorkomen dat gebruikers documenten uploaden zonder ze van belangrijke informatie te voorzien. Daarnaast kan indexering gebruikt worden gedurende het capturing proces om automatisch mappen, submappen, en bestandsnamen te genereren. Op deze manier wordt op een intelligente manier de volledige document collectie georganiseerd.

Document capture:

Indexeren:

Klik op de screenshots voor een uitvergroting.