Auteursarchief: Wouter

Steeds meer kleine bedrijven kiezen voor elektronische factuurverwerking

Untitled-1Uit onderzoek van Strategy Partners Nederland blijkt dat het aantal nieuwe trajecten voor digitale factuurverwerking in 2014 met 18,8% gestegen is. De groei in geldwaarde bedroeg echter slechts 3,7%. Oftewel er zijn veel meer trajecten geweest met een lage geldwaarde.

Strategy Partners erkent dit: “Opvallend is de sterke stijging van het aantal projecten in het laagvolume segment. Dit is het gevolg van enerzijds verzadiging in de markt voor grotere projecten en anderzijds verdere standaardisering van het gebruik en koppelingen.” Met name de sterke groei in het aantal koppelingen met Exact voor laag volume trajecten is opvallend, aldus Hans Kaashoek van Strategy Partners.

Heeft u ook een organisatie in het MKB en overweegt u te starten met digitale factuurverwerking? Neem dan contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.

Bron: Emerce.nl

Slechts 41% van de bedrijven investeert in DMS

documentenUit Amerikaans onderzoek van InfoTrends onder 257 IT professionals en directeuren blijkt dat slechts 41% van de bedrijven geinvesteerd heeft in document management. Ook bleek uit het onderzoek dat de bedrijven die nog niet geinvesteerd hebben in document management met allerlei document gerelateerde problemen te maken hebben.

Hieronder een voorbeeld van een aantal van deze problemen.
– Documenten worden bewaard op verschillende vestigingen of locaties en zijn dus niet toegankelijk.
– Er wordt veel tijd besteed aan het zoeken naar documenten.
– Medewerkers weten vaak niet waar een bepaald document zich bevindt.
– Mappen structuren zijn verwarrend en inconsistent.
– Het is lastig of onmogelijk om documenten vanaf afstand te benaderen.
– Versie beheer is erg lastig om te onderhouden.

Deze genoemde problemen zijn juist de reden waarom er document management systemen (DMS) ontstaan zijn. Een DMS zorgt er namelijk voor dat documenten gestructeerd digitaal opgeslagen worden, waarna ze eenvoudig terug te vinden zijn door de personen die daar toe bevoegd zijn.

Kampt u of uw bedrijf met soortgelijke problemen? Neem dan contact met ons op om te kijken wat onze oplossingen voor u kunnen betekenen.

Bron: http://www.itweb.co.za/

Huidige manier van informatie verwerken belemmert groei

infoUit onderzoek van Vanson Bourne, gehouden onder 50 IT-beslissers van Nederlandse ondernemingen met meer dan 1000 werknemers, blijkt dat 96% van de Chief Information Officers (CIO’s) vindt dat de “traditionele benadering van IT voor het opslaan en beheren van informatie, bedrijven verhindert om inzichten uit data te benutten voor groei.” Een meerderheid van deze groep geeft aan dat het probleem zit in het feit dat bedrijven niet de infrastructuur en middelen hebben om deze schat aan informatie te benutten.

Volgens Frederik Schröder, Country Manager Nederland voor Hitachi Data Systems, is het belangrijk dat bedrijven verder gaan dan het aanvankelijk bedoelde gebruikt van IT. Zodra zij erin slagen om technologie in te zetten als strategisch middel, dat helpt om informatie op het juiste moment boven tafel te krijgen, zullen ze concurrerender kunnen zijn. Volgens Schröder is informatie het DNA van het bedrijf en zal het vroeg of laat dan ook op de balans van het bedrijf verschijnen. Door gebruik te maken van deze bedrijf kritische informatie, kunnen bedrijven het winnen van hun concurrenten en voldoen aan wet- en regelgeving.

YIBS levert verschillende softwarepakketten die organisaties kunnen helpen om meer uit hun bedrijfsinformatie te halen. Neem contact met ons op en ontdek wat de mogelijkheden zijn.

ECM verbetert de klantervaring

KlantervaringEnterprise Content Management (ECM), de overkoepelende term waar onder andere document management onder valt, staat bekend als een platform van functionaliteit dat ingezet wordt om bedrijfsprocessen te optimaliseren, efficiënter te werken en kosten te besparen.

Volgens Sjoerd Alkema, ECM CTO bij Capgemini, worden dergelijke oplossingen echter steeds vaker ingezet om de klantervaring te verbeteren. ECM is zo ver doorontwikkeld dat het veel eenvoudiger is geworden om de klant op het juiste moment van de juiste informatie te voorzien. Zo wordt het een stuk gemakkelijker om klanten beter te bedienen, marketing te verbeteren en producten beter te laten aansluiten op de markt.

ECM kan bedrijven met name helpen om een consistente klantbenadering en ervaring te verzorgen. Met een document management systeem bijvoorbeeld kun je eenvoudig allerlei verschillende typen content van een bepaalde klant centraal beheren. Te denken valt aan klachten, notities, e-mails en offertes. Zo beschikt iedere medewerker direct over de juiste informatie van een bepaalde klant.

Bron: Profnews.nl

 

Niet investeren in digitalisering nekt bedrijven

DigitaliseringVolgens trendwatcher Richard van Hooijdonk is het belangrijk dat bedrijven de passie hebben om te innoveren op het gebied van digitalisering. Digitalisering kan ervoor zorgen dat een bedrijf beter kan communiceren met klanten, interne processen gestroomlijnd worden, en informatie beter gebruikt wordt.

Het investeren in digitalisering is volgens van Hooijdonk zo belangrijk dat hij denkt dat bedrijven die nieuwe technologie de komende jaren niet omarmen een droevige toekomst tegemoet gaan. Dat veel bedrijven nog niet zo ver zijn blijkt uit onderzoek. In 2013 vond 65% van de bedrijven dat zij zich in de beginfase bevinden van digitalisering. Slechts 15% was uitermate tevreden over de digitale strategie.

De verwachting is dat deze cijfers de komende jaren gaan veranderen. YIBS helpt bedrijven die voornemens zijn om stappen te zetten op het gebied van digitalisering. Heeft u interesse? Neem dan contact met ons op.

Bron: Profnews.nl

Kleine bedrijven sneller digitaal volwassen

babyRecent onderzoek van Coleman Parkes wijst uit dat kleine bedrijven sneller digitaal volwassen zijn dan grote bedrijven. Met digitaal volwassen bedoelt men hier de mate waarin een bedrijf geavanceerde tools inzet om de organisatie aan te sturen en technologie omarmd wordt voor het (digitaal) inrichten van bedrijfs- en werkprocessen. Kleine bedrijven zien digitale volwassenheid als een kans om onderscheidend te zijn ten opzichte van grotere organisaties. Ze profiteren van het implementatievoordeel, omdat ze nieuwe technologieën veel sneller kunnen inzetten om hun processen te optimaliseren.
 
 
 
 
In het onderzoek is ook gekeken naar wat de voordelen van digitale volwassenheid zijn. Hier een opsomming:
• Eenvoudigere toegang tot informatie
• Verbeterde bedrijfsprocessen
• Toegenomen concurrentiekracht
• Efficiënter werken
• Verbeterde klantenbinding

Ruim de helft van alle kleine en grote organisaties (53% en 59% respectievelijk) schakelt externe leveranciers in ter ondersteuning bij het realiseren van digitale volwassenheid. Externe leveranciers kunnen deze organisatie begeleiden in het hele proces en bevorderen het enthousiasme voor digitale initiatieven binnen de organisatie. YIBS heeft veel ervaring in het begeleiden van het proces naar digitale volwassenheid. Wij hebben allerlei tools ter beschikking die u hierbij kunnen helpen. Geïnteresseerd? Neem contact met ons op.

Onderzoek: SharePoint als document management systeem

SP DMS systemSteeds vaker denken bedrijven er over na om SharePoint in te zetten als document management systeem (DMS). De redenen hiervoor lopen uiteen, zo kun je laagdrempelig instappen en heeft het pakket het imago gebruiksvriendelijk te zijn. Een andere belangrijke reden is dat veel organisaties SharePoint al in huis hebben en er dus bekend mee zijn. Met behulp van maatwerk en add-ons van allerlei leveranciers proberen ze de functionaliteiten bij elkaar te krijgen die veel DMS oplossingen standaard in hun pakket hebben.

Dat deze werkwijze niet aan te bevelen is, is nu ook gebleken uit onderzoek van AIIM, een wereldwijde organisatie die onderzoek uitvoert naar informatie verwerking. Uit dit onderzoek blijkt dat ongeveer 60 procent van de organisaties problemen ondervinden met de implementatie van SharePoint als document management systeem. Van de 40 procent die overblijft geeft slechts 7 procent aan de implementatie van SharePoint als een groot succes te zien.

Microsoft erkent de problematiek en heeft in de versie van 2013 de zoekfunctie en navigatie sterk verbeterd. Desondanks blijft het erg lastig om SharePoint in te zetten als DMS en geeft meer dan de helft van de respondenten aan maatwerk en/of add-ons nodig te hebben om te komen tot het gewenste resultaat. Je koopt met SharePoint dus geen doorontwikkeld document management systeem, maar een ‘deelpunt’ van informatie met beperkte document management functionaliteiten, die je middels maatwerk uit kunt breiden.

Bron: AIIM Research: ‘SharePoint 2013 – clouding the issues?’

5 voordelen van papierloos werken

Papier hierIn 1975 werd er voor het eerste gesproken over ‘het papierloze kantoor’. George Pake, toentertijd CEO van Xerox, voorspelde op 30 juni 1975 in een nieuwsbericht dat binnen 20 jaar al het papier in organisaties verdwenen zou zijn. Inmiddels zijn we erachter dat dat een utopie is en spreken we liever over een ‘papierarm bureau’. Hoe dan ook is er een trend waarneembaar waarbij bedrijfsinformatie steeds vaker digitaal gedeeld wordt. Maar wat zijn nu de voordelen van deze digitalisering? Hier volgt een overzicht.

1. Voorkomen van fouten door menselijke handelingen
Mensen maken fouten. Door documentprocessen te automatiseren voorkom je deze fouten. Hierdoor wordt bespaard op de gevolgen die deze fouten met zich meebrengen.

2. Snellere verwerkingstijd
Documenten kunnen veel sneller worden verwerkt als er digitaal gewerkt wordt. Digitale documenten schieten razendvlug door de organisatie middels ingerichte workflows. Verder kunnen digitale documenten snel opgevraagd worden door werknemers of klanten.

3. Altijd en overal toegang tot documenten
Document management oplossingen bieden vaak een portaal optie aan. Deze zorgt ervoor dat documenten via het internet te benaderen zijn.

4. Verhoogde veiligheid
Alhoewel er vaak vraagtekens worden gezet bij de veiligheid van digitale informatie, blijkt in de praktijk dat de veiligheid juist verhoogt wordt. Digitale omgevingen kunnen in delen afgeschermd worden voor verschillende gebruikers. Dit is een stuk lastiger met een zolder die als archiefruimte dient. Ook is de kans op het kwijtraken van documenten veel kleiner wanneer er digitaal gewerkt wordt.

5. Beschermde reputatie
Bedrijven die digitaal werken kunnen meer consistentie inbouwen in de manier waarop klanten geholpen worden. De kwaliteit en snelheid van de verwerking van informatie blijft dan gewaarborgd.

 

Automatische factuurverwerking omarmt door MKB

Er zijn allerlei oplossingen verkrijgbaar om zowel inkoop- als kostenfacturen automatisch uit te lezen, waarna ze middels een koppeling geboekt worden in een administratiepakket. Steeds meer bedrijven kiezen voor deze vorm van automatische factuurverwerking (ook wel bekend als invoice processing). Ze realiseren met deze oplossingen een enorme kostenbesparing door handmatig boeken te elimineren.

Uit onderzoek van Strategy Partners Nederland blijkt dat het afgelopen jaar leveranciers van deze oplossingen en diensten een groei van 18 procent in het aantal projecten hebben kunnen realiseren. Het onderzoek werd voor de zesde keer uitgevoerd en een opvallende conclusie was dat er een sterke stijging waar te nemen valt in het ‘laagvolume segment’. Dit betekent dat steeds meer kleinere bedrijven de stap zetten om middels geavanceerde software facturen automatisch te verwerken. De sterkste groei werd gerealiseerd in de marktsegmenten handel & transport, industriële productie en zakelijke dienstverlening.

YIBS is specialist op het gebied van document management en capture oplossingen voor het MKB welke wij onder andere inzetten voor automatische factuurverwerking. Meer informatie? Neem contact met ons op.

Bron: Strategy Partners Nederland

Digitaliseren is meer dan alleen papier scannen

Veel mensen denken bij digitaliseren aan het scannen van papier. Digitalisering gaat in de praktijk veel verder. Het is het verwerken en het digitaal beschikbaar maken van informatie, zodat deze toegankelijk wordt voor bepaalde personen. Wie wat aan kan en vanaf welke locatie is ook onderdeel van digitalisering. Zo kunnen er verschillende redenen zijn voor een organisatie om te gaan digitaliseren.

  • Geen transport meer van papieren documenten
  • Verkleinen van de kans op zoekraken van documenten
  • Verhogen efficiëntie bedrijfsprocessen
  • Kostenbesparing
  • Geen dubbele dossiers meer nodig
  • Sneller en beter klanten kunnen helpen
  • Voldoen aan wet- en regelgeving
  • Minimaliseren van menselijke handelingen
  • Meer structuur door gestandaardiseerde automatisering

Naast het omzetten van papieren documenten naar digitale documenten is er nog de vraag hoe werknemers om moeten gaan met documenten die al digitaal zijn, bijvoorbeeld omdat ze de documenten zelf geproduceerd hebben, of omdat ze binnenkomen via de mail. Een document management systeem als Content Central is hier bij uitstek geschikt voor. Het is gespecialiseerd in het structureel opslaan van documenten, ongeacht de bron waar ze vandaan komen (papier, e-mail, Word, Excel, etc.). Niet voor niets zijn steeds meer bedrijven zich aan het oriënteren op de mogelijkheden van document management software.

Bron: Computable.nl