Veel bedrijven worstelen met de papierstromen in hun organisatie. Om die reden is het digitaliseren van documenten op dit moment een hot topic. In het proces van digitalisering zijn vijf fases te onderscheiden, welke hier worden besproken.
1. In deze fase worden documenten gescand, worden er kenmerken (metadata) meegegeven en worden de documenten digitaal opgeslagen. Vaak is dit de eerste stap die een bedrijf zet in het digistaliserings proces. Voor sommige bedrijven kan dit al voldoende zijn.
2. Om de voordelen van digitalisering nog meer te kunnen benutten is een volgende stap om Optical Character Recognition (OCR) toe te voegen. Hierdoor worden documenten ‘leesbaar’ voor de computer. Zo kan er worden gezocht op tekst in een document.
3. Nog verder gaat een bedrijf als er Intelligente Data Extractie wordt toegepast. Met deze techniek kunnen bepaalde gegevens (bijv. personeelsnummer, afzender, factuurnummer, etc.) van een document worden gehaald, ongeacht waar deze gegevens zich bevinden op het document. Deze intelligente techniek bespaart een hoop handmatig invoer werk. Ook kan middels deze techniek handgeschreven data herkend worden.
4. Een volgende fase is Decentrale Capturing. Bedrijven in deze fase kunnen vanaf meerdere locaties relevante informatie vanaf documenten via capturing software naar belangrijke andere applicaties exporteren zoals een CRM of ERP pakket. Dit kan grote voordelen opleveren voor bedrijven met meerdere afdelingen of vestigingen.
5. De laatste fase is Enterprise Capturing. In deze fase worden naast papieren documenten ook alle documenten die al digitaal waren (PDF’s, TIF, E-mail, XML, etc.) door de capturing software gehaald om er gegevens uit te halen welke geëxporteerd worden naar andere applicaties.
YIBS kan uw bedrijf helpen om verdere stappen te zetten in het digitaliseringsproces. Aan de hand van persoonlijke gesprekken komen we er zo achter welke fase voor u op dit moment gewenst is en helpen wij u middels onze kennis en software om deze fase van digitalisering te bereiken. Interesse? Neem contact met ons op.
Bron: Managersonline.nl