Europese bedrijven lopen als gevolg van bestaande, inefficiënte methoden voor informatieverwerking tot 46 miljard euro aan potentiële winstgroei mis. Werknemers in heel Europa besteden ieder jaar ongeveer 362 miljoen uur van hun tijd aan het beheren van processen rondom bedrijfskritische documenten. Dit komt neer op een totale kostenpost van 147 miljard euro.

Dit blijkt uit de zogenaamde Ricoh Process Efficiency Index, een grootschalig onderzoek naar processtromen, uitgevoerd in twaalf Europese landen. Het is verrassend dat, ondanks de aanzienlijke hoeveelheid tijd en investeringen, een ruime meerderheid van de verantwoordelijken erkent dat er nog volop mogelijkheden zijn om de efficiency te verbeteren. De drie belangrijkste redenen voor bedrijven om processen te optimaliseren zijn; het verbeteren van kennisdeling (67 procent), het verbeteren van de beveiliging (67 procent) en het verbeteren van de personeelseffectiviteit (65 procent). Paul Nanninga, Director Managed Document Services bij Ricoh Nederland: “Dit rapport is verplichte kost voor elke Europese CIO. Het benadrukt dat als Europese bedrijven willen concurreren met opkomende markten, het essentieel is dat ze kijken naar de efficiëntie van hun document processen.” De belangrijkste belemmeringen voor het realiseren van deze verbeteringen zijn een gebrek aan tijd (45 procent) en een gebrek aan middelen (35 procent).

Veiligheid heeft topprioriteit
Bij het beheren van de informatiestroom hoort ook de noodzaak om deze te beveiligen. Het is daarom geen verrassing dat veiligheid voor Europese organisaties topprioriteit heeft. Interessant is dat dit gelijktijdig ook een zwak punt is in de kritische processen van Europese ondernemingen. Ondanks de beschikbare technologie geeft 36 procent van de Europese organisaties toe dat zijzelf of hun werknemers belangrijke informatie zijn kwijtgeraakt, waarbij één op de twaalf bekent hun bedrijfskritische documenten niet te beveiligen.

Handmatige verwerking documentstromen
Ondanks de beschikbare technologische vooruitgang, toont de index aan dat veel documentprocessen onnodig arbeidsintensief zijn en handmatig worden beheerd. Nog altijd 43 procent van de Europese organisaties bewaart hun kritische bedrijfsinformatie alleen als papieren versie. Slechts één op de vijf organisaties beschikt over een volledig geautomatiseerd proces. Nanninga: “Het Europese bedrijfsleven kan een aanzienlijk deel van de tijd die nu wordt besteed aan het handmatig verwerken van informatie nuttiger besteden aan activiteiten die een echte bijdrage leveren aan het nettoresultaat. Naar eigen zeggen kan de winstoptimalisatie daarbij oplopen tot maar liefst 46 miljard euro.” Verouderde processen kunnen meerdere nadelige gevolgen hebben voor de onderneming. Zo is er bijvoorbeeld een verhoogd risico op inbreuk op de beveiliging omdat informatie vatbaarder is voor verlies of verkeerd opbergen. Het bedrijfsrisico neemt ook toe als kritische informatie alleen op papier wordt bewaard zonder een back-up. Bovendien zijn de werknemers niet in staat om effectief informatie te delen met andere afdelingen, waardoor daar hetzelfde werk moet worden gedaan en de productiviteit afneemt van de werknemers die op afstand werken.

Werkplek van de toekomst
Het is nu tijd voor de CIO’s om de controle terug te winnen als voorbereiding op de werkplek van de toekomst. Paul Nanninga concludeert: “Door bedrijfskritische documentprocessen in de hele organisatie (end-to-end) te herzien, ontstaan voor het Europese bedrijfsleven prachtige kansen; de herstructurering vergroot de concurrentiekracht en maximaliseert de kennisdeling.”