SharePoint is een tool van Microsoft bedoeld voor het uitwisselen van kennis en informatie via documenten die kunnen worden opgeslagen en beheerd in kleine groepen. Het product wordt door organisaties regelmatig ingezet als Document Management Systeem. Soms ook om een Document Management Systeem te introduceren. Ook al ondersteunt SharePoint de basisvereisten voor content management, er gelden voor Document Management andere wetten.
Zo is compliance onvoldoende geregeld in SharePoint. Er zal dus naast SharePoint extra tijd en geld moeten worden geïnvesteerd om te voldoen aan geldende wet- en regelgeving. Ook is het in SharePoint lastig om specifieke soorten informatie te beveiligen. Aanmakers van een document kunnen zelf de rechten voor dat document instellen. Stellen ze niks in, dan gelden de rechten van de folder of documentbibliotheek.
Uit onderzoek van AIIM uit 2010 valt ook op te merken dat bepaalde functionaliteiten ontbreken om buiten de muren van de organisatie samen te kunnen werken met andere organisaties. Hier bestaan wel optionele modules voor, maar deze zijn duur en maken het gebruik van de applicatie ingewikkelder. Eén van de grootste minpunten van SharePoint is dat operationele efficiency niet verbetert. De informatie in SharePoint komt terecht in silo’s en onderling informatie uitwisselen tussen de silo’s is niet mogelijk.
In het algemeen moet SharePoint worden gezien als een collaboration tool en niet als ECM-suite. Indien SharePoint gebruikt wordt waar het voor bedoeld is, samenwerking, dan komt het prima tot zijn recht. Wil een organisatie echter grote hoeveelheden documenten gaan beheren, dan is het verstandiger om te kiezen voor een Document Management Systeem.
Bron: Computable.nl