SharePoint als DMS: de feiten

In de zomer van 2012 heeft EMC een onderzoek gehouden onder ruim 500 bedrijven naar hun ervaring met SharePoint en het gebruik daarvan als document management systeem. Hieruit zijn enkele opmerkelijke bevindingen gekomen die besproken worden in dit artikel.

1. De belangrijkste redenen om met SharePoint aan de slag te gaan zijn interne samenwerking en het delen van bestanden. Slechts 19% geeft aan dat live document management de belangrijkste reden was, terwijl 78% van de ondervraagden het nu wel daarvoor gebruikt.

2. 44% van de ondervraagden gebruikt enige vorm van document management naast SharePoint. 70% van de ondervraagden gebruikt SharePoint niet als hun voornaamste document management systeem.

3. 55% van de ondervraagden geeft aan dat het achteraf de juiste beslissing was om voor SharePoint te kiezen.

4. Migratie van documenten, rechten instellingen, e-mail integratie en de inrichting van workflows worden gezien als de grootste functionele tekortkomingen van SharePoint. Technisch gezien wordt de inrichting van de metadatastructuur gezien als een tekortkoming. Ook zou de implementatie vaak langer duren dan vooraf gepland.

5. SharePoint wordt gezien als te ingewikkeld, waardoor 46% van de ondervraagden aangeeft dat ze niet genoeg expertise hebben om de mogelijkheden van SharePoint volledig te benutten. Daarbij geeft een meerderheid (54%) aan dat ze software van andere partijen willen toevoegen om aan de gewenste functionaliteiten te kunnen voldoen.

6. Ruim de helft van de ondervraagden geeft aan dat ze productiever zouden zijn met betere workflow, zoek, rapport, en document creëer functionaliteiten.

De conclusie van het hele onderzoek is dat SharePoint vaak gebruikt wordt als document management systeem, maar dat de bedrijven tegen beperkingen aanlopen die een ‘echt’ document management systeem niet heeft. Het is dus verstandig om SharePoint te gebruiken waar het voor bedoeld is. In andere gevallen doet u er goed aan een volwaardig document management systeem aan te schaffen zoals bijvoorbeeld Content Central.

Bron: The SharePoint Puzzle (2012), AIIM Market Intelligence.