In 
Europa wordt jaarlijks circa veertien miljard euro uitgegeven aan documentmanagement. Slechts 43 procent van de Nederlandse bedrijven hebben een beleidsmatige strategie voor documentmanagement. Daarmee laat de resterende 57 procent kansen liggen om kosten, tijd en energie te besparen. Dit heeft invloed op de winstgevendheid en flexibiliteit van de onderneming.
Dit blijkt uit het marktonderzoek ‘Ricoh Document Governance Index’ uitgevoerd door Coleman Parkes Research. Dit onderzoek is gehouden in Nederland, België, Frankrijk, het Verenigd Koninkrijk, Ierland, Duitsland, Spanje en Italië, onder ruim 300 respondenten die als directielid werkzaam zijn in middelgrote tot grote ondernemingen in de financiële dienstverlening, consultancy, telecommunicatie/nutsbedrijven en media.
Vereenvoudiging Een heldere strategie voor documentmanagement, of het uitbesteden hiervan, vereenvoudigt documentenstromen in bedrijven. Het digitaliseren en beheren van documentstromen biedt zowel op de korte als lange termijn voordelen zoals kostenverlaging, verminderde impact op het milieu, verhoogde gegevensbeveiliging en efficiëntere archivering.
Kostenbesparing Hoewel 84 procent van de ondervraagde Nederlandse directieleden erkent dat verbeteringen in documentmanagementbeleid kostenbesparingen met zich mee brengen, is het de realiteit dat dit slechts sporadisch plaats vindt. Ongeveer een kwart (27 procent) van de respondenten zegt af ten toe te kijken naar de kosten en maar liefst 23 procent van hen kijkt hier zelfs nooit naar. Het is opmerkelijk dat deze bevinding aantoont dat bedrijven een potentiële besparing van maximaal 30 procent onbenut laten. Deze besparing beperkt zich niet tot kosten, maar komt ook voort uit het productiever maken van medewerkers en het ontwikkelen van een meer duurzame onderneming.