Deel 2: 10 tips voor uw document management traject

Hieronder volgt het tweede deel van de 10 tips die u kunnen helpen om een succesvol document management traject te doorlopen.

6. Positie van documentbeheer tegenover de andere toepassingen
Er zijn verschillende toepassingen in een organisatie die betrokken zijn bij de productie en het beheer van documenten. De rol van die toepassingen en het document management systeem moet duidelijk zijn. Welke applicatie doet wat en welke functies moeten afgestaan worden aan het document management systeem?

7. Een organisatie opzetten
De organisatie omtrent het document management systeem is ook erg belangrijk. Hieronder vallen onder andere alle procedures. Wat gebeurt er met inkomende post? Wanneer worden documenten ingevoerd in het systeem? Welke workflows zijn er ingericht en wat is daarin de rol van bepaalde medewerkers?

8. Competenties samenbrengen
Het is belangrijk om een goed project team te formeren met personen die de juiste competenties bezitten. Bij voorkeur zijn dit mensen die al ervaring hebben met het implementeren van dergelijke applicaties.

9. Deelprojecten en prioriteiten vastleggen
Probeer het gehele traject op te delen in deeltrajecten die onafhankelijk van elkaar kunnen worden uitgevoerd. De meetbare resultaten van deze deeltrajecten zijn voor eindgebruikers direct het bewijs dat de nieuwe toepassing nuttig is.

10. Opleiding voor stakeholders
Zodra alle stakeholders bekend zijn is het verstandig om ze een basis cursus document management te geven. Dit voorkomt misverstanden, problemen tijdens werkgroepen, of overspannen verwachtingen.

Bron: http://www.networkpro.nl/