Steeds meer bedrijven kiezen ervoor om hun documenten digitaal en gecentraliseerd op te slaan in een document management systeem. Een verstandige keuze. Een goede voorbereiding is erg belangrijk om de kans op een succesvol traject zo groot mogelijk te maken. Hieronder volgt het eerste deel van 10 aandachtspunten die van belang zijn.
1. Sterk engagement van de directie
Vanuit de directie is voldoende support nodig voor de nieuwe werk situatie die ontstaat na de implementatie van het nieuwe systeem. Het is namelijk van belang dat de directie een goed overzicht houdt op de bedrijfsprocessen en waar nodig werknemers in de organisatie kan sturen om tot een optimaal gebruik van de nieuwe oplossing te komen.
2. Duidelijke afbakening van de zakelijke scope
Het is belangrijk om te bepalen welke bedrijfsprocessen en afdelingen worden meegenomen in het traject. Helderheid verschaffen hierin voorkomt onduidelijkheden bij werknemers.
3. Scope-definitie op het vlak van informatie
Welke documenten worden allemaal ondergebracht in het document management systeem? Wie heeft welke rechten tot de documenten? Hoe lang moeten documenten bewaard worden?
4. Functionele en niet-functionele noden identificeren
Naast het definiëren van welke documenten ondergebracht worden in het systeem is het belangrijk om vast te stellen wat er met deze documenten moet gebeuren in de verweringscyclus (invoer, beheer, beschrijving, archivering, verspreiding).
5. Verwachte resultaten concreet en zakelijk verwoorden
Het is zaak om de verwachte resultaten concreet te verwoorden. Vaak worden vage/onmeetbare termen gebruikt, waardoor het moeilijker is om de kwaliteit van een systeem te meten.
Lees binnenkort hier de andere 5 tips!
Bron: http://www.networkpro.nl/