5 tips om uw documenten onder controle te houden

De hoeveelheid informatie die op ons af komt neemt schrikbarende vormen aan. Aangezien we aan dit feit niet veel kunnen doen, rijst de vraag hoe we deze informatie onder controle kunnen houden. Hieronder leest u vijf tips.

1. Verwijder zonder twijfel dubbele of onnodige bestanden
Veel mensen hebben moeite om bestanden te verwijderen, zelfs als ze de bestanden al in jaren niet meer geopend hebben. Op zo’n moment is het belangrijk om je emoties de baas te blijven. Als een bestand geen nut meer heeft voor het bedrijf en dus nutteloos is, gooit u het gewoon weg.

2. Plaats belangrijke bestanden op de juiste plaats
Naast het verwijderen van nutteloze bestanden, is het verstandig om belangrijke documenten op een duidelijke plaats neer te zetten, zodat u ze snel terug kunt vinden. Misschien kost dit proces wat tijd, maar het levert u meer tijd op in de toekomst.

3. De truc van weinig mappen
Nu alle nutteloze bestanden verwijderd zijn is het belangrijk om ervoor te zorgen dat de belangrijke bestanden over zo min mogelijk mappen verspreid zijn. Als u minder bestanden heeft en minder mappen, dan kunt u uw bestanden veel sneller terug vinden.

4. Gebruik snelkoppelingen in plaats van dubbele bestanden
Het kan voorkomen dat een bepaald bestand gewenst is op meerdere locaties. In dat geval is het verstandiger om een snelkoppeling te maken dan om dubbele bestanden te genereren. Het bespaart schijfruimte en voorkomt een situatie waarin je niet meer weet welk bestand er bijgewerkt is.

5. Zorg ervoor dat je veel gebruikte bestanden snel aan kan
Twee gemakkelijke methoden om bestanden snel aan te kunnen is het plaatsen van een map naar de taakbalk, of een snelkoppeling op het bureaublad naar een map met ‘veelgebruikte bestanden’.

Deze vijf tips maken het beheren van documenten een stuk gemakkelijker. Daarnaast kan de techniek van vandaag de dag u ook nog een handje verder helpen. Een document management systeem zoals Content Central maakt het beheren van documenten nog eenvoudiger en biedt nog snellere toegang tot uw documenten. Ook als u de beschikking heeft over veel nuttige documenten.

Bron: Bytecolumn.com