Opslag & weergave
Content Central slaat documenten op in het originele bestandsformaat, met de originele bestandsnaam. De locatie waar deze documenten opgeslagen worden kan ingesteld worden. De mappenstructuur die op de server fysiek aanwezig is komt altijd overeen met de mappenstructuur zoals die wordt weergegeven in het programma.
Dit is een opvallend voordeel ten opzichte van de meeste andere Document Management oplossingen, waarbij de originele bestands- en mappenstructuur is verdwenen wanneer de bestanden zijn ingeladen in het programma. Bovendien worden bij dergelijke software pakketten de bestandsnamen ook nog eens gewijzigd in onherkenbare getallen of codes, waardoor de gebruiker voor eens en altijd vast zit aan het geïmplementeerde pakket.
Voor ieder document kan een bewaarbeleid ingesteld worden. Hiermee kan aangegeven worden hoeveel jaren, maanden, weken of dagen een bestand in het systeem moet blijven hangen. De documenten die verlopen zijn worden automatisch uit Content Central gehaald om gearchiveerd te worden. Het bewaarbeleid kan ingesteld worden op document type niveau (bijv. facturen), per individueel document, of als actie van een bepaalde workflow (als een bepaalde goedkeuringsprocedure is afgerond mag het document vernietigd worden). Als een bepaald document vernietigd wordt, verdwijnt het uit Content Central en wordt het opgeslagen in een aparte map op de server. Indien er fouten zijn gemaakt kunnen documenten eenvoudig – inclusief metadata – worden teruggezet in het systeem.
Klik op de screenshot voor een uitvergroting.