Steeds meer bedrijven denken erover om hun documenten te gaan scannen, zodat ze digitaal kunnen worden opgeslagen. Daarnaast komen ook steeds meer documenten al digitaal binnen. Voor deze digitale opslag is een document management systeem uitermate geschikt. Hieronder enkele redenen waarom je zo’n systeem zou kunnen aanschaffen.
- Optimaliseren van document stromen Documenten hoeven niet meer fysiek langs verschillende bureaus, maar gaan digitaal langs verschillende medewerkers. Zo kan een verantwoordelijke medewerker ook veel beter monitoren waar documenten zich bevinden in de organisatie.
- Verbeteren toegankelijkheid Fysieke documenten kunnen maar op één plek tegelijk zijn. Digitale documenten kun je raadplegen vanaf iedere plek op ieder moment.
- Verbeteren vindbaarheid Een document management systeem is gespecialiseerd in het snel terugvinden van het juiste document. Je typt slecht enkele sleutelwoorden in en het document komt tevoorschijn.
- Verlagen van kosten Als documenten digitaal opgeslagen worden bespaar je o.a. op kosten van papier, inkt/toner, ordners, archiefkasten en ruimte. Daarnaast kun je documenten digitaal toegankelijk maken, zodat je bespaart op verzendkosten.
- Versiebeheer Een DMS houdt precies bij wie wanneer welk document heeft bewerkt en wat de laatste versie is.
- Beveiligde opslag Een archiefkast met documenten is kwetsbaar voor brand, waterschade of diefstal. Een document management systeem zorgt voor beveiligde digitale opslag met automatische backup.
- Verbeteren samenwerking Dankzij een DMS kunnen medewerkers beter samenwerken, ongeacht welke locatie ze zich bevinden.
- Milieubewust Het gebruik van papier in een organisatie kan drastisch worden teruggedrongen dankzij een document management systeem. Hiermee draagt u ook uw steentje bij aan het milieu!