Uit Amerikaans onderzoek van InfoTrends onder 257 IT professionals en directeuren blijkt dat slechts 41% van de bedrijven geinvesteerd heeft in document management. Ook bleek uit het onderzoek dat de bedrijven die nog niet geinvesteerd hebben in document management met allerlei document gerelateerde problemen te maken hebben.
Hieronder een voorbeeld van een aantal van deze problemen.
– Documenten worden bewaard op verschillende vestigingen of locaties en zijn dus niet toegankelijk.
– Er wordt veel tijd besteed aan het zoeken naar documenten.
– Medewerkers weten vaak niet waar een bepaald document zich bevindt.
– Mappen structuren zijn verwarrend en inconsistent.
– Het is lastig of onmogelijk om documenten vanaf afstand te benaderen.
– Versie beheer is erg lastig om te onderhouden.
Deze genoemde problemen zijn juist de reden waarom er document management systemen (DMS) ontstaan zijn. Een DMS zorgt er namelijk voor dat documenten gestructeerd digitaal opgeslagen worden, waarna ze eenvoudig terug te vinden zijn door de personen die daar toe bevoegd zijn.
Kampt u of uw bedrijf met soortgelijke problemen? Neem dan contact met ons op om te kijken wat onze oplossingen voor u kunnen betekenen.
Bron: http://www.itweb.co.za/