Metadata is een term die vaak voorbij komt als men het heeft over digitaal archiveren. Echter, Minister Plasterk (van Binnenlandse Zaken), sprak ook over metadata toen hij het had over de informatie die was ingewonnen door het aftappen van telefoongesprekken. Maar wat betekent het nu eigenlijk? In feite is metadata informatie over informatie. Het zijn gegevens die iets zeggen over een bepaald document of gebeurtenis. Deze beschrijvende kenmerken worden aan een document of gebeurtenis gekoppeld. Voorbeelden van metadata zijn een factuurnummer, contractnummer of bedrijfsnaam. Deze stukjes informatie zeggen iets over het betreffende document.
Het gebruik van metadata bij het beheer van documenten is een mooi alternatief voor de traditionele indeling in folderstructuren. Belangrijk is wel dat er binnen de organisatie afspraken worden gemaakt hoe om te gaan met metadata. Het is noodzakelijk om processen in te richten die de kwaliteit ervan bewaken. Belangrijke kwaliteitsaspecten hierbij zijn de ondersteuning van meerdere talen, compliance en het probleem van eigenaarschap bij hergebruik van metadata op meerdere locaties.
Er zijn vele voordelen van het gebruik van metadata. Zo zorgt gestructureerde metadata in de vorm van taxonomieën ervoor dat een bedrijfsvocabulaire beter aansluit bij de belevingswereld van eindgebruikers. Daarnaast wordt het zoeken in een digitaal archief gefaciliteerd. Ook kan het gebruikt worden om digitale dossiers op te bouwen. En als metadata gebruikt wordt om automatisch een bepaalde digitale folder structuur op te bouwen, kan hier een nette structuur in gemaakt worden.
Uiteraard ondersteunt Content Central het gebruik van metadata en biedt het pakket alle hierboven genoemde voordelen.
Bron: Profnews.nl