Veel mensen denken bij digitaliseren aan het scannen van papier. Digitalisering gaat in de praktijk veel verder. Het is het verwerken en het digitaal beschikbaar maken van informatie, zodat deze toegankelijk wordt voor bepaalde personen. Wie wat aan kan en vanaf welke locatie is ook onderdeel van digitalisering. Zo kunnen er verschillende redenen zijn voor een organisatie om te gaan digitaliseren.
- Geen transport meer van papieren documenten
- Verkleinen van de kans op zoekraken van documenten
- Verhogen efficiëntie bedrijfsprocessen
- Kostenbesparing
- Geen dubbele dossiers meer nodig
- Sneller en beter klanten kunnen helpen
- Voldoen aan wet- en regelgeving
- Minimaliseren van menselijke handelingen
- Meer structuur door gestandaardiseerde automatisering
Naast het omzetten van papieren documenten naar digitale documenten is er nog de vraag hoe werknemers om moeten gaan met documenten die al digitaal zijn, bijvoorbeeld omdat ze de documenten zelf geproduceerd hebben, of omdat ze binnenkomen via de mail. Een document management systeem als Content Central is hier bij uitstek geschikt voor. Het is gespecialiseerd in het structureel opslaan van documenten, ongeacht de bron waar ze vandaan komen (papier, e-mail, Word, Excel, etc.). Niet voor niets zijn steeds meer bedrijven zich aan het oriënteren op de mogelijkheden van document management software.
Bron: Computable.nl